Các loại phong bì thư phổ biến trong doanh nghiệp

Trong giao tiếp thương mại (B2B), phong bì thư không đơn thuần là vật phẩm bảo mật tài liệu mà còn là điểm chạm đầu tiên thể hiện sự chỉn chu, chuyên nghiệp của bộ nhận diện thương hiệu trước mắt đối tác. Tuy nhiên, thực tế có không ít nhân sự khi đặt in lại chọn nhầm kích thước khiến tài liệu không nhét vừa, hoặc chọn sai định lượng giấy gây lãng phí ngân sách không đáng có. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp chi tiết các loại phong bì thư phổ biến trong doanh nghiệp, đồng thời chia sẻ kinh nghiệm chọn quy cách in phong bì giúp công ty bạn tối ưu chi phí hiệu quả nhất.

Phân loại các loại phong bì doanh nghiệp theo kích thước phổ biến

Kích thước là tiêu chí được khách hàng quan tâm nhất khi đặt in phong bì. Dù có rất nhiều khổ trên thị trường, 04 kích thước dưới đây chiếm phần lớn nhu cầu sử dụng thực tế tại các doanh nghiệp.

Phong bì A4

Đây là dòng phong bì khổ lớn với kích thước tiêu chuẩn 25cm × 34cm. Phong bì A4 được sử dụng để đựng nguyên vẹn các tập tài liệu khổ A4, hợp đồng kinh tế, báo giá, catalogue hoặc bộ hồ sơ năng lực mà không cần phải gấp nhỏ. Giấy tờ bên trong luôn được giữ phẳng phiu tuyệt đối.

Phong bì A5

Có kích thước 16cm × 23cm. Phong bì A5 là lựa chọn lý tưởng để đựng các tài liệu khổ A5 giữ phẳng hoặc tờ giấy A4 gấp làm đôi. Các doanh nghiệp thường dùng cỡ này để gửi thư mời hội thảo, thông báo nội bộ hoặc đựng các cuốn sổ tay, ấn phẩm quảng cáo cỡ nhỏ.

Phong bì A6

Kích thước tiêu chuẩn 12cm × 22cm. Phong bì A6 là dòng sản phẩm có tần suất sử dụng nhiều nhất tại các văn phòng hiện nay. Kích thước này vừa vặn để chứa tờ giấy A4 gấp làm ba, hóa đơn giá trị gia tăng (VAT), quyết định nhân sự, phiếu lương hoặc tiền mặt giao dịch.

Phong bì DL

Phong bì DL có kích thước 11cm × 22cm. Tuân theo quy chuẩn quốc tế DIN Lang. Chiều ngang bằng phong bì A6 nhưng chiều cao hẹp hơn 1cm. Tạo cảm giác thanh mảnh và hiện đại hơn. Dòng này rất được các tập đoàn đa quốc gia, khách sạn, resort ưa chuộng để gửi thư ngỏ, voucher quà tặng hoặc thẻ thành viên.

Phân loại phong bì thư theo kiểu dáng và thiết kế đặc thù

Bên cạnh kích thước, kiểu dáng nắp và cấu tạo thân phong bì quyết định trực tiếp đến tính thẩm mỹ cũng như sự tiện lợi khi đóng gói tài liệu. Dưới đây là 05 kiểu dáng phổ biến nhất trên thị trường:

Phong bì nắp vuông (Nắp chữ nhật)

Phần nắp gập có hình chữ nhật chạy song song với thân phong bì, các góc được bo nhẹ. Đây là kiểu dáng hiện đại, tạo diện tích dán keo lớn và chắc chắn. Thường áp dụng cho phong bì văn phòng A6, A5 và túi hồ sơ A4.

Phong bì nắp tam giác

Phần nắp được bế tạo hình tam giác cân, đỉnh nhọn hướng xuống giữa thân phong bì. Kiểu thiết kế này mang hơi hướng cổ điển, trang trọng. Thường xuất hiện trên các mẫu phong bì đựng thiệp mời sự kiện hoặc thư cảm ơn đối tác VIP.

Phong bì nắp chéo (Nắp vát)

Hai cạnh bên của phần nắp được cắt vát chéo một góc khoảng 45 độ, đỉnh nắp phẳng. Đây là kiểu dáng phổ thông và kinh tế nhất nhờ dễ gia công bế gấp bằng máy tự động với tốc độ cao.

Phong bì cửa sổ bóng kính

Trên bề mặt chính của phong bì được khoét một ô chữ nhật nhỏ và dán lót tấm màng nhựa kính (kiếng) trong suốt ở mặt trong. Thiết kế này giúp lộ phần tên, địa chỉ người nhận được in sẵn trên công văn bên trong – nhân viên không cần viết tay lại ngoài vỏ. Đây là mẫu phong bì đặc trưng của khối Ngân hàng, Bảo hiểm, Viễn thông và Tài chính.

Phong bì dây cài (Túi hồ sơ khuy dây)

Thường thiết kế dạng túi đứng khổ A4 hoặc lớn hơn. Phần nắp có đính hai khuy tròn bằng nhựa hoặc kim loại kèm sợi dây dù quấn giữ. Loại này cho phép đóng mở linh hoạt nhiều lần mà không cần xé rách nắp. Ứng dụng chính: lưu trữ chứng từ kế toán, hồ sơ nhân sự nội bộ hoặc hồ sơ bệnh án.

Phân loại phong bì theo chất liệu giấy in phổ biến nhất

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong 05 chất liệu giấy phổ biến sau đây. Mỗi loại giấy sở hữu đặc tính bề mặt, độ bền và khả năng tái hiện màu sắc khác nhau. Phù hợp với từng phân khúc nhu cầu riêng biệt.

Phong bì giấy Ford (Giấy Offset)

Chất liệu “quốc dân” chiếm tới 80% lượng phong bì văn phòng trên thị trường. Giấy có bề mặt nhám mịn, không tráng phủ, độ trắng cao và bám mực cực tốt. Ưu điểm nổi bật của phong bì giấy Ford là dễ dàng dùng bút bi viết trực tiếp lên bề mặt mà không bị lem.

Phong bì giấy Couche

Có bề mặt láng mịn, bóng sáng ở cả hai mặt nhờ được tráng phủ cao lanh. Giấy Couche giúp tái hiện các bản thiết kế có hình ảnh phức tạp, màu sắc rực rỡ. Phong bì giấy Couche phù hợp cho phong bì quảng cáo, bất động sản.

Phong bì giấy Kraft

Dòng giấy tái chế có màu nâu vàng đặc trưng, thớ giấy dai bền và chịu lực kéo xé rất tốt. Phong bì giấy Kraft (đặc biệt là túi hồ sơ A4) vừa mang nét đẹp mộc mạc, chuyên nghiệp, vừa giúp doanh nghiệp ghi điểm nhờ thông điệp thân thiện với môi trường.

Phong bì giấy Mỹ thuật

Dòng giấy cao cấp nhất trong danh sách, có bề mặt dập vân gân sần, ánh kim lấp lánh hoặc nhuộm màu sẵn từ trong cốt giấy. Khi kết hợp cùng kỹ thuật ép kim logo hoặc thúc nổi, phong bì giấy mỹ thuật khẳng định đẳng cấp vượt trội cho các sự kiện trọng đại.

Phong bì giấy Ivory

Có một mặt láng mịn màu trắng ngà sang trọng, mặt còn lại nhám nhẹ. Nhờ độ dày và độ cứng đanh cao, phong bì giấy Ivory thường được dùng để làm các mẫu phong bì đựng thẻ VIP, voucher cứng hoặc túi đựng hợp đồng bất động sản cao cấp.

Kinh nghiệm đặt in phong bì doanh nghiệp đẹp, chuẩn màu và tiết kiệm chi phí

Để sở hữu những lô phong bì sắc nét, đúng màu thương hiệu mà vẫn tiết kiệm 20% – 30% ngân sách, bộ phận thu mua cần lưu ý 03 kinh nghiệm thực tế sau đây.

Chọn định lượng giấy (GSM) phù hợp với từng kích thước

Không nên dùng chung một độ dày giấy cho mọi loại phong bì. Mỗi kích thước có yêu cầu chịu lực khác nhau, việc chọn đúng định lượng vừa đảm bảo chất lượng vừa tránh lãng phí.

• Phong bì nhỏ A6 và A5: Chỉ cần chọn giấy Ford định lượng 100gsm-120gsm là vừa đẹp, vừa tiết kiệm.
• Phong bì lớn A4 đựng tập tài liệu nặng: Bắt buộc phải nâng định lượng lên 140gsm – 150gsm. Hoặc giấy Duplex/Kraft dày) để tránh bị bục rách góc trong quá trình vận chuyển.

Lưu ý gia công băng dính chờ ở phần nắp

Thay vì để nắp trống phải bôi hồ nước thủ công hãy yêu cầu xưởng in dán sẵn lớp băng dính hai mặt (keo chờ) ở mép nắp. Khi sử dụng, chỉ cần bóc lớp giấy bảo vệ và miết nhẹ là niêm phong kín đáo, thẩm mỹ.

Đặt in số lượng tối ưu trên hệ thống máy Offset

Công nghệ in offset công nghiệp cho màu sắc chuẩn xác tuyệt đối nhưng có chi phí cố định ban đầu (ra kẽm in, làm khuôn bế, bình bài). Do đó, thay vì đặt lẻ tẻ vài trăm chiếc nhiều lần trong năm với đơn giá cao. Doanh nghiệp nên tính toán nhu cầu sử dụng trong 6 tháng – 1 năm.

Lời kết

Nắm vững kích thước tiêu chuẩn, kiểu dáng cũng như đặc tính từng chất liệu giấy sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hoàn toàn trong việc lựa chọn mẫu phong bì phù hợp với mục đích giao dịch và ngân sách đề ra. Một chiếc phong bì được đầu tư đúng mực không chỉ bảo vệ trọn vẹn tài liệu bên trong, mà còn âm thầm nâng tầm uy tín thương hiệu trong mắt mọi khách hàng, đối tác.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần tư vấn quy cách, thiết kế mẫu phong bì đồng bộ theo nhận diện thương hiệu và tìm kiếm giải pháp in ấn sắc nét với mức giá gốc tận xưởng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với đội ngũ chuyên viên của chúng tôi để nhận bộ mẫu giấy thực tế cùng bảng báo giá ưu đãi nhất!